Veröffentlicht von Ein Unternehmen erfolgreich führen, ist mehr als nur „5 Regeln“ befolgen. Es ist anspruchsvoll und hart. Du wirst für den Rest Deines Lebens lernen. Und wenn Du aufhörst, daran zu arbeiten, dann fällst Du im Markt zurück.
Die möglichen Antworten auf die Frage sind vielfältig. In diesem Artikel werde ich versuchen, das Thema für möglichst viele Anwendungsfälle zu beantworten und trotzdem konkret zu werden. Eine Einschränkung will ich jedoch gleich vorab machen. Vor meinem inneren Auge habe ich eine kleine UG (haftungsbeschränkt) aus dem Dienstleistungssektor mit 1-5 Mitarbeitern.
- Was ist erfolgreiche Unternehmensführung?
- Was ist zu tun, um erfolgreich zu sein?
- Wer macht was?
- Wie sind die Aufgaben zu erledigen?
- Welche Ressourcen werden eingesetzt?
- Ein Unternehmen erfolgreich führen, heißt…
Was ist erfolgreiche Unternehmensführung?
Wenn es um die Führung von Unternehmen geht, bist Du vielleicht versucht, an Management und Leadership zu denken. Das soll nicht mein Fokus sein. Zum Einen glaube ich, dass Du „nur“ mit Leadership nicht weit kommst. Zum Anderen bin ich davon überzeugt, dass die Antwort selten „entweder oder“ lautet. Mal ehrlich, Musk, Bezos und Konsorten sind nicht nur wegen ihrer Vision oder ihren Leadership-Skills so erfolgreich. Sie haben auch eine Menge richtig gemacht, als es an „gutes und altmodisches“ Management ging.
Damit wir erfolgreiche Unternehmensführung von nicht erfolgreicher unterscheiden können, brauchen wir ein Merkmal, an dem wir es festmachen können. Das „Erreichen der Unternehmensziele“ ist in meinen Augen ein ziemlich gutes Indiz für fähige Führung. Das ist also mein Kriterium, an dem ich gute Führung festmache.
Das Ziel eines Unternehmens
Da dieses Merkmal natürlich herrlich allgemein ist, will ich mal in die Tiefe gehen. Wenn Du Dir den Zweck eines Unternehmens anschaust, dann können wir daran ein Unternehmensziel festmachen, das für alle gilt.
Ein Unternehmen existiert nicht, wie von vielen fälschlicherweise angenommen, um die Eigentümer reich zu machen oder um Mitarbeitern ein Gehalt zu zahlen. Auch Wachstum ist kein Allheilmittel.
Du gründest eine Firma mit dem Zweck, ein Kundenbedürfnis zu befriedigen. Und das muss auch unser Ziel sein. Einnahmen sind die Folge, wenn wir dieses Ziel erreichen. (Ich sage übrigens nicht, dass Du kein Geld verdienen sollst oder dass dieser Gedanke Dich nicht auch antreiben darf.)
Die Aufgabe der Unternehmensführung
Zusammengefasst heißt das, dass ein Unternehmen erfolgreich geführt wird, wenn es die Bedürfnisse seiner Kunden befriedigt. Klingt abstrakt, sollte aber meiner Meinung nach das grundsätzliche Messkriterium für alle Firmenlenker sein.
Dazu gesellt sich noch ein Aspekt. Eine Organisation muss auch in Zukunft in der Lage sein, dies zu tun. Erfolgreiches Management beinhaltet also auch, das Überleben zu sichern. Damit auch die Kundenwünsche von morgen und sich ändernde Bedürfnisse erfüllt werden können.
Schauen wir uns die Aufgaben an, die Du als Geschäftsführer bewältigen musst. Du musst entscheiden:
1. Was zu tun ist
2. Wer was macht
3. Wie es zu tun ist
4. Womit es zu tun ist (und sicher stellen, dass es erledigt wird)
Und alles mit dem Ziel, dass der Kundenwunsch bestmöglich erfüllt wird und das Unternehmen auch in Zukunft dazu in der Lage ist.
Im Folgenden gehe ich auf diese Punkte ein und sammle am Ende eines Abschnitts Kennwerte, woran Du festmachen kannst, ob Du Dein Unternehmen erfolgreich führst. Diese Kennzahlen geben Dir einen Überblick, ob die Punkte erledigt werden.
Was ist zu tun, um erfolgreich zu sein?
Damit Du diese Frage beantworten kannst, musst Du eine Sache beachten. Es reicht nicht, nur die Kundenwünsche zu bedienen. Ein Unternehmen erfolgreich führen, heißt auch, besser oder anders zu sein als der Wettbewerb.
Unternehmensstrategie
Hier kommt die Unternehmensstrategie ins Spiel. Um zu entscheiden, was getan werden muss, musst Du gleichzeitig wissen, für wen Du es machen willst. Du musst einen Schwerpunkt Deiner geschäftlichen Tätigkeit festlegen, die für eine bestimmte Zielgruppe gedacht ist. „Für alle“ ist dabei keine Option. Niemand kann es allen recht machen.
Wenn die Zielgruppe und deren Probleme und Wünsche feststehen, dann brauchst Du ein passendes Angebot. Passend heißt hier „mit einem hohen Nutzen für die Kundschaft“. Bei diesem Auswahl- und Entscheidungsprozess betrachtest Du die Wettbewerber mit, um Dich direkt von Ihnen abzugrenzen und für Deine Zielgruppe die bessere Alternative zu sein.
Du merkst schon, dass das eine Wissenschaft für sich ist. Aber das heißt es, eine Strategie auszuarbeiten. Dazu gesellt sich dann noch die Nutzung oder der Aufbau von Wettbewerbsvorteilen. Und alles mit einem Zeithorizont mehrerer Jahre und Jahrzehnte.
Kennzahlen für die Beurteilung des Erfolgs
Woran kannst Du sehen, dass Du in dieser Hinsicht Dein kleines Unternehmen erfolgreich führst? Hier ein paar Vorschläge:
- Du solltest ein steigendes Interesse bei Deinen potenziellen Kunden feststellen. Das könntest Du zum Beispiel an den Besuchern auf Deiner Webseite, den eingehenden Anrufen, der Anzahl von Angebotsanfragen oder Ähnlichem sehen.
- Du kannst die hoffentlich steigende Kaufbereitschaft Deiner Kunden messen. Das geht mit der Anzahl der Kunden und Aufträge oder der Kundenbindungsrate (= Anteil der Kunden die mehrmals von Dir kaufen).
- Ein nicht ganz so offensichtlicher Messwert ist die Umsetzung von Produkt- oder Dienstleistungsverbesserungen. Dafür könntest Du die erfolgreiche Durchführung von Innovationsprojekten oder -prozessen zählen.
Wer macht was?
Eingangs hatte ich gesagt, dass ich als Beispiel ein kleines Unternehmen mit 1-5 Mitarbeitern im Hinterkopf behalte. Überspringe die Frage, wer was macht, lieber nicht, falls Du keine Mitarbeiter hast. Auch externe Dienstleister wie Marketing-Agenturen oder Buchhalter werden hier mit betrachtet.
Aufbau des Unternehmens
Hier zerlegst Du Deine Dienstleistung in Aufgabengebiete, die gestemmt werden müssen, damit Dein Unternehmen einsatzfähig ist. Es ist also vollkommen in Ordnung, wenn Du 6 Teilbereiche hast und bei 5 davon Dein Name dahinter steht.
Ein klassischer Aufbau für ein Dienstleistungsunternehmen sieht so aus:
- Marketing & Vertrieb
- Leistung beim Kunden (quasi Produktion)
- Verwaltung (Kundenakten, Aufträge, Einkauf, etc.)
- Buchhaltung
Jede einzelne dieser Funktionen muss durch ein Unternehmen wahrgenommen werden. Natürlich geht es auch mit wenig Marketing oder Verwaltung. Aber Du wirst kaum planbaren Erfolg erzielen, wenn Du einen Bereich vernachlässigst.
Verantwortung
Um diese Aufgaben auszuführen brauchst Du oder Dein Mitarbeiter Fachwissen und Erfahrung, um die Fehler gering zu halten. (Und denk dran: Fehler passieren unweigerlich, wenn Menschen mitwirken.) Alle Themen sind so komplex, dass es für jeden Bereich Spezialisten gibt. Wenn Du Dein Unternehmen erfolgreich führen willst, ist es nicht notwendig, dass Du selbst in all diesen Segmenten gut wirst.
Wo wir hier schon über Verantwortung sprechen, können wir auch mit einem Mythos (zumindest in meinen Augen) aufräumen. Als Unternehmenslenker bist Du nicht (!) verantwortlich für die Ergebnisse Deiner Mitarbeiter. Dafür sind sie selbst verantwortlich.
Der Job einer Führungskraft ist hier viel mehr, ein Match zu finden zwischen der Erwartung des Kunden oder des Marktes und der Qualität die Du, Dein Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister für diese Aufgabe liefern. Das kennzeichnet dann erfolgreiche Unternehmensführung. Zudem musst Du die Ressourcen (Zeit und Geld) bereitstellen, damit ein Spezialist es dann auch erledigen kann.
Kennzahlen für die Beurteilung des Erfolgs
Wie kannst Du überprüfen, ob Du in diesem Teil Dein Unternehmen erfolgreich führst? Hier sind es nicht so sehr überprüfbare Kennzahlen, sondern eher eine Checkliste, die Du durchgehen kannst.
- Gibt es ein Organigramm der Aufgabenbereiche? Eines zu erstellen lohnt sich auch als Einzelkämpfer.
- Wurde der konkrete Auftrag jedes Aufgabenbereich genau beschrieben?
- Hast Du die Anforderungen an die Erfüllenden betrachtet? Damit meine ich, welche Qualifikation, Erfahrung und so weiter notwendig ist.
- Gibt es für Mitarbeiter einen Entwicklungsplan, damit sie falls notwendig in ihre Aufgabe reinwachsen?
- Gibt es ein regelmäßiges Meeting in dem die Aufgaben des Mitarbeiters besprochen werden?
Vor allem die letzte Frage ist in der Praxis wichtig. Immer wieder gibt es Anpassungs- und Redebedarf. Dieser ganze Bereich ist natürlich eher mittel- bis langfristig orientiert. Aber er gehört dazu.
Wie sind die Aufgaben zu erledigen?
In diesem Abschnitt kommen wir nun im klassischen Management an. Bei dieser Frage geht es um die Festlegung von Standards bei der Erfüllung der Aufgaben. Dabei sind sowohl eine festgelegte Qualität, als auch vorgeschriebene Abläufe gemeint.
Das ist notwendig, damit Du die erzielten Ergebnisse beeinflussen kannst. Nur wenn Du weißt, welche Tätigkeiten verlässlich Resultate liefern, kannst Du beginnen, sie zu ändern und besser zu werden.
Prozessmanagement
Es gibt hier drei Bereiche, die Du im Blick haben musst – die Ergebnisqualität, die Termintreue und die Kosten. Vor allem in den Tätigkeiten, die Du für den Kunden durchführst, musst Du irgendwann verlässlich (= Termintreue) und planbar (= Kostenmanagement) das gewünschte Ergebnis abliefern können.
Wenn Du Dich nicht mit Prozessbeschreibungen rumschlagen willst, dann sind vielleicht Checklisten ein guter Mittelweg. Sie erlauben Dir relativ frei mit Deinem Kunden zu arbeiten. Sie ermöglichen aber doch die Einhaltung gewisser Standards.
Als Beispiel nehmen wir mal ein Reisebüro. Hier müssen die Verkäufer natürlich von Kunde zu Kunde völlig unterschiedlich vorgehen. Und doch zeigt eine kurze „Beratungs-Checkliste“, dass Du die Qualität leicht auf ein gewisses Niveau bringen kannst, wenn sie abgearbeitet wird.
Checkliste
- Kaffee oder Tee anbieten
- kurze eigene Vorstellung
- Reiseziel erfragen und klären, warum gerade da hin
- Budget erfragen
- mindestens 2 Vorschläge ausarbeiten
- Reiserücktrittsversicherung anbieten
- Reservierung anbieten
- ggf. Folgetermin vereinbaren
- E-Mail erfragen für Bestätigung und Newsletter
Wenn Du einen verlässlichen Standard zu planbaren Kosten und pünktlich zum Termin lieferst, dann ist das wieder ein Schritt in Richtung erfolgreiche Unternehmensführung.
Kennzahlen, die hier wichtig sind
Hier sind die Dienstleistungen zu verschieden, als dass man allgemein gültige Kennzahlen nennen könnte. Die folgenden sollen also nur eine Orientierung darstellen. (Wie Du sie für eine bestimmte Branche sinnvoll berechnest, können wir gern in den Kommentaren klären.)
- Termintreue gegenüber dem Kunden
- Reklamationsquote
- Auftragsdurchführung nach eigenem Qualitätsstandard (= Bist Du selbst zufrieden? Das kannst Du messen, in dem Du die Anzahl der Projekte oder Verkaufsgespräche zählst, in denen Du Dich zu 100% an Deine Checkliste gehalten hast.)
Ein wichtiger Aspekt des Prozessmanagements für einen Dienstleister ist die Organisation der Arbeitszeit. Um den Zeiteinsatz für alle Aufgaben sinnvoll zu managen, musst Du letztendlich entscheiden, was in der verfügbaren Zeit zu tun ist. Ich behaupte, gerade bei Einzelkämpfern und Mini-Teams ist das besonders schwierig, da es immer mehr zu tun gibt, als Zeit vorhanden ist. Damit musst Du leben. Das Einzige, das Dich rettet, ist eine Kombination aus knallharten Prioritäten und einem dicken Fell.
Welche Ressourcen werden eingesetzt?
Die drei Ressourcen, die Du im Fokus haben musst, um Dein Unternehmen erfolgreich zu führen, sind:
- Geld
- Zeit und
- Fähigkeiten
(Fähigkeiten sind für mich eine Mischung aus Kreativität, Wissen, Erfahrung und Motivation.)
Fähigkeiten und Zeit habe ich bei den Fragen „Wer macht was?“ und „Wie sind die Aufgaben zu erledigen?“ größtenteils angesprochen. Bleibt noch das Geld.
Kosten vs. Umsatz
Ich hoffe, Du hast bemerkt, dass ich bis jetzt noch nicht ein Mal das Wort Umsatz aufgeführt habe. (Du kannst es gern überprüfen 😉.) Der Grund liegt in der Zielsetzung des Unternehmens. Das eigentliche Ziel ist in meinen Augen niemals Umsatz. Der kommt, wenn Kunden glücklich sind.
In den Finanzen kommt jedoch alles zusammen. Hier wird der Unternehmenserfolg auf einen Wert runter gebrochen, der nur schwer manipulierbar ist. Hier kommt also die „Wahrheit“ ans Licht.
Die eine Seite der Medaille sind die Kosten. Sie sind Ausdruck Deines Ressourcen-Managements bei der Unternehmensführung. Die andere Seite ist der Umsatz. Er ist ein Maß für den Erfolg, den Du mit den Ressource erzielt hast. Idealerweise ist der Erfolg natürlich größer als die eingesetzten Ressourcen.
Natürlich gehört die Erwirtschaftung von Gewinn zu erfolgreicher Unternehmensführung. Leider ist die Finanzseite in den letzten Jahrzehnten viel zu sehr in den Fokus gerückt. Dabei kam die Arbeit (am Kunden) schon immer vor dem Lohn (der Arbeit).
Überleben sichern
Erinnerst Du Dich an den zweiten Aspekt bei der Zielsetzung? Ein Unternehmen erfolgreich führen, heißt, sicher zustellen, dass es in Zukunft auch Kundenbedürfnisse befriedigen kann. Dazu musst Du es gegen eine Insolvenz schützen.
Da die Buchhaltung für den Gewinn Werte heranzieht, die nicht auf Deinem Konto zu sehen sind, brauchst Du hier eine andere Größe als Umsatz oder Gewinn. Der Cashflow ist das Mittel der Wahl. Hier werden die eigentlichen Kontobewegungen untersucht und Eingänge und Ausgänge gegenüber gestellt.
Auch die Liquiditätsgrade sind ein guter Weg, um in diesem Bereich ein Maß für gute Unternehmensführung zu haben.
Kennzahlen für erfolgreiche Unternehmensführung
Am Besten ermittelst Du mindestens monatlich
- einen Soll-Ist-Vergleich für alle wichtigen Kosten und den Umsatz. Dafür brauchst Du natürlich einen Planwert, den Du mit den tatsächlichen Größen vergleichst. (Auch das gehört zu erfolgreicher Unternehmensführung.)
- den Cashflow Deines Unternehmens. (Hier möchte ich nicht ins Detail gehen. Aber wir haben einen kostenlosen Grundlagen-Kurs für Buchführung und die Auswertung des Jahresabschlusses.)
- die Liquiditätsgrade 1 und 2. Sie sind ein Maß dafür, welchen Anteil der offenen Rechnungen, Du jederzeit bezahlen kannst.
Ein Unternehmen erfolgreich führen, heißt…
… das gesamte System „Unternehmen“ zu managen! Ich hoffe, ich konnte Dir zeigen, dass es nicht „DIE 5 Regeln“ gibt, mit denen alles viel leichter wird. Es gibt eine gewisse Systematik, die sich aber in den Einzelfällen ganz unterschiedlich zeigt.
Es gibt auch nicht „DEN einen Bereich“ eines Unternehmens, der am Wichtigsten ist. Das wäre, als ob Du fragst: „Was ist wichtiger – Herz oder Gehirn?“. Versuche mal eins davon wegzulassen…
Gute Unternehmenslenker sind Generalisten. Vielleicht ist das einer der Gründe, warum einzelne Selbstständige, die gut in der Erbringung einer Dienstleistung sind, gefühlt sehr häufig scheitern. Vielleicht sind die Anforderungen der anderen Bereiche zu viel… (Vielleicht täuscht mich auch einfach mein Gefühl…)
Wenn Du ein Unternehmen erfolgreich führen willst, musst Du meines Erachtens in die eigenen Fähigkeiten investieren und Dich mit allen Themenbereichen auseinander setzen. Alles andere scheint mir sehr naiv. Und es ist ein Lernprozess, der nicht aufhören wird, da sich Märkte, Mitarbeiter, Technologien und Kunden ändern.