Welche Kennzahlen brauche ich für mein kleines Unternehmen?

Welche Kennzahlen brauche ich für mein kleines Unternehmen?5 min Lesezeit

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Selbstständige, vor allem Solopreneure, stehen häufig auf dem Kriegsfuß mit Kennzahlen. Aber auch Geschäftsführer von kleinen GmbHs meiden die Thematik, solange es geht. Dabei kann man Kennzahlen wunderbar nutzen, um Entscheidungen abzusichern, Kreditwürdigkeit aufzubauen, Investoren anzuwerben und natürlich, um ein Unternehmen zu steuern.

Podcast:

05 – Welche Kennzahlen brauche ich für mein kleines Unternehmen?

Welche Kennzahlen brauche ich wirklich?

So ziemlich jede Branche hat ein Dutzend eigener brauchbare Kennzahlen entwickelt. Eine Google-Suche mit „Kennzahlen Unternehmenssteuerung“ bringt 163.000 Ergebnisse. Doch nicht jeder Wert ist für jeden gleich wichtig. Schaut man sich mal die Kategorien an, die über diesen Formeln stehen, stellt man schnell fest, dass viele Werte unterschiedliche Aspekte der selben Sache beleuchten.

Meiner Meinung nach, gibt es dabei 4 Kategorien von Kennzahlen, die auch für ein kleines Unternehmen relevant sind. 
Die Kategorien sind in Anlehnung an die Balanced Scorecard formuliert. Wobei hier der Bereich 3 nicht besprochen werden soll, da Personalmanagement den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.

  1. Kunden- und marktspezifische Kennzahlen
  2. Finanzkennzahlen
  3. Mitarbeiterspezifische Kennzahlen und
  4. Prozesskennzahlen

Was meine ich damit? So ziemlich jeder Selbstständige, sollte diese Bereiche im Auge haben. Es bietet sich dabei an, für jeden Bereich ein bis drei Werte zu finden, die z.B. monatlich überprüft werden, um den Überblick zu behalten. Meistens sind es nicht mehr als 15 bis 20 Minuten Aufwand und werden von vielen sowieso sporadisch ermittelt.

Kunden- und marktspezifische Kennzahlen

Jedes Unternehmen braucht Kunden und agiert in einem Markt. Wer am Bedarf vorbei wirtschaftet, bleibt auf der Strecke.
Schauen wir uns also zuerst Kennzahlen aus diesem Bereich an.

Anzahl von Interessenten/Besucher/Anfragen pro Monat

Dieser Wert ist für viele relativ einfach zu ermitteln. Das können neue Besucher einer Webseite sein. Den Wert gibt’s dann bei Google Analytics oder einem ähnlichen Werkzeug. Das könnten Besucher eines Ladens sein. Ein kleiner Kundenzähler mit Infrarot-Schranke ist neu für weniger als 200,- Euro zu haben und liefert das Zahlenwerk durch Ablesen.

Welche Kennzahlen brauche ich für mein kleines Unternehmen?
Anzahl der Kunden als Kennzahl

Für manche Situationen ist diese Kennzahl wahrscheinlich nicht brauchbar. Zum Beispiel muss Du an einem Imbiss nicht die Interessenten zählen, da der Unterschied zu denen, die kaufen zu gering ist. Hier ist es sinnvoller, gleich zur zweiten Kennzahl zu gehen oder die eingegangenen Aufträge zu messen.

In jedem Fall zeigen Dir die monatlichen Zahlen, wie groß das Interesse an Deinem Produkt oder Service ist und viel wichtiger, ob es wächst.

Anzahl der Käufe

Auch diese Kennzahl lässt sich sehr einfach ermitteln. Man nehme die Kasse und zähle die Vorgänge. Oder Du gehst an Deinen Ordner mit den geschriebenen Rechnungen und zählst ein Mal für den Monat durch.
Auch hier gilt, dass es vielleicht nicht für jeden sinnvoll ist, gerade bei Dienstleistern. Aber jedes Unternehmen hat eine Einheit von irgendetwas, was verkauft wird. Und die Frage ist, wie viel Einheiten davon habe ich verkauft bzw. berechnet. Das können auch Stunden oder Projekte sein.

Aus diesen beiden Werten lässt sich leicht die „Abschlussquote“ oder „Verkaufsquote“ oder „Conversion“ ermitteln. Anzahl der Geschäfte geteilt durch Anzahl der Besucher sagt mir, ob mein Angebot gefragt ist bei den Interessenten. Wo genau diese Quote liegen sollte, lässt sich nicht verallgemeinern. Nach einem halben Jahr hast Du sicherlich einen brauchbaren Durchschnitt, denn Du ab dann verbessern kannst.

Finanzkennzahlen

Umsatz

Dies ist natürlich eine DER Kennzahlen überhaupt. Es ist schlicht die Summe der Nettobeträge, die auf den eben gezählten Rechnungen drauf steht. Auch hier ist die monatliche Perspektive wichtig im Zeitverlauf. So lassen sich Saisonabweichungen und allgemeines Wachstum gegenüber dem Vorjahr nachvollziehen.
Mit diesem Wert und dem vorangegangenen lässt sich zudem ein durchschnittlicher Umsatz je Geschäft ermitteln. Was Dir ein Gefühl dafür geben sollte, wie viel Du für Werbung ausgeben kannst bevor es unrentabel wird.

Kontostand

Bevor Du mit Cashflow-Berechnungen und Liquiditätsgraden beginnst, ist es aufschlussreich, den Verlauf des Kontostands nachzuvollziehen. Meistens erkennst Du nämlich schon an der Entwicklung der letzten 2 Monate, ob Du eine Baustelle hast. Nach ungefähr einem halben bis einem Jahr kannst Du auch hier gewisse Rhythmen erkennen. Das hilft Dir, entspannt zu bleiben, wenn es mal („geplant“) nach unten geht. (Eine Liquiditätsreserve sorgt natürlich für zusätzliche Entspanntheit…)

Kennzahlen zu internen Prozessen

Arbeitszeit

Wenn Du Deine Arbeitszeit erstmal genau ermittelt hast, dann lässt sich hinterher auch beurteilen, ob der Gewinn oder die Entnahme angemessen ist. Ohne den Input zu kennen, lässt sich einfach nicht sagen, was der Output wert ist.

Nach meiner Erfahrung ist das ein Wert, der gerade von „Einzelkämpfern“ nicht nachgehalten wird. Meistens bekomme ich einen groben Schätzwert für die Woche, der locker das Potenzial hat, in die eine oder andere Richtung 10 Stunden abzuweichen.
Diese Kennzahl ist jedoch das A und O jeder Selbstständigkeit. Es gibt genug Beispiele, in denen 60 Stunden in der Woche gearbeitet wird und am Ende weniger steht als der Mindestlohn. Für eine gewisse Zeit (Gründung oder Krise) ist das akzeptabel, aber auf gar keinen Fall dauerhaft.

Und es könnte so leicht sein. Es gibt Apps, die Du kostenlos nutzen kannst. (Obwohl ich selbst sehr undiszipliniert damit bin) Oder eine Stempeluhr, die im Büro hängt. Sie ist ein kleiner Zwang gründlich zu sein, und es gibt sie für unter 100,- Euro.

Fazit

Wenn Du Dir kleine Mechanismen in Deinen Alltag einbaust, wie zum Beispiel einen Kundenzähler oder eine App zur Erfassung der Arbeitszeit, hast Du hinterher (ohne die Buchführung auf dem aktuellen Stand zu haben) die Möglichkeit, absolut wesentliche Dinge über Dein kleines Unternehmen zu erfahren und es durch Kreativität in die Richtung zu lenken, in die Du möchtest. Dafür brauchst Du jedoch einen Kompass…

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